Administración de aliases

Administración de aliases con Google Groups

La característica de distribuir un mensaje a varias casillas a través de una sola dirección la conocemos como “alias”, “lista de distribución” o “grupo”. En el caso de la Escuela de Ingeniería UC al usar Google Workspace como plataforma de comunicación y colaboración, la herramienta que utilizamos para esta funcionalidad es “Google Groups”.

Dentro de la Escuela conocemos esta funcionalidad como “alias”, término heredado de los primeros sistemas de correo electrónico que se implementaron aproximadamente por el año 1995. Dentro de los aliases que tenemos hay algunos que son muy masivos debido a la cantidad de usuarios en ellos y que se usan como canales de información formal, por ejemplo los aliases para profesores jornada completa, funcionarios, coordinadores docentes, secretarias, etc. Estos aliases deben ser mantenidos con la información actualizada para que sean de real utilidad, por eso es que las personas que cuentan con la información deben ser los encargados de mantener estos aliases o grupos. Para esto es que se crea este tutorial de Google Groups, para que nuestros usuarios puedan mantener los aliases que están a cargo de ellos. En adelante se usará el término de “grupo” en vez de “aliases”, y el término “usuarios de la organización” o “toda la organización” se refiere a usuarios con correo “@ing.puc.cl”.

Si bien los grupos de Google se pueden configurar para que los correos electrónicos se puedan ver a través de una interfaz web, este tutorial se enfoca en una configuración que solo permite la interacción mediante correo electrónico y no mediante la interfaz web.

Antes de realizar la solicitud

Antes de realizar la solicitud debe conocer lo siguiente. Dentro de un grupo hay tres tipos de roles predeterminados que se pueden asignar: propietarios, administradores y miembros.  Al crear un grupo se debe definir qué usuario tendrá el rol de propietario, ya que éste usuario será el que deberá configurar el grupo para que funcione como se requiere. El grupo al crearse queda con una configuración llamada “cerrada”. Hay dos tipos de roles que pueden realizar cambios de configuración, el propietario y el administrador, la diferencia más importante es que el rol de propietario puede borrar el grupo y también puede asignar el rol de administrador. Los propietarios y administradores de los grupos también son miembros de ellos, por lo que también recibirán los correos que se envíen al grupo a no ser que cambien el tipo de suscripción que tienen a “No recibir correo electrónico”.
 

Solicitud

Para crear un grupo los usuarios deben enviar una solicitud a la mesa de ayuda (7500@ing.puc.cl) con la siguiente información:

Quién será el responsable del grupo: Este usuario se adiciona como miembro del grupo y se le dará el rol  propietario.

Nombre del grupo: Este nombre será visible en el directorio, debe tener un largo máximo de 73 caracteres y debe identificar la finalidad del grupo de forma fácil, por ejemplo: “Alumnos de pregrado Ingeniería UC”, o “Encargados de laboratorios DIMM”.

Dirección de correo: Esto es lo que va a la izquierda del @, ya que el dominio siempre será ing.puc.cl, por ejemplo: alumnos-pregrado@ing.puc.cl o encargados-labs-dimm@ing.puc.cl.

Descripción de grupo: Esta descripción debe indicar la finalidad del grupo, es decir para que se usará.

 Una vez creado el grupo el propietario es quien debe realizar las configuraciones en el grupo para que este funcione como lo requieran, además deberá adicionar a los miembros, y después agregar o quitarlos. El propietario o administrador puede solicitar soporte a la mesa de ayuda cuando tengan consultas sobre las configuraciones del grupo que éste tutorial no cubra o no deje claro.

Las solicitudes de creación de un grupo deben indicar quien sera el usuario responsable, el cual quedara con el rol de propietario. Dentro de un grupo puede haber más de un miembro con el rol de propietario o con el rol de administrador. La mesa de ayuda creará el grupo con una configuración cerrada, adicionará al usuario que indique la solicitud como miembro del grupo y se le asignará el rol de propietario. La configuración cerrada se ve de la siguiente forma:

Luego el propietario deberá configurar el grupo, para esto primero debe conocer en detalle los tipos de roles, accesos y tipos de suscripciones.

Rol de Propietario

El o los propietarios son aquellos miembros que pueden modificar todas las configuraciones del grupo al cual pertenecen  y pueden asignar el rol de administrador o de propietario a cualquier miembro, este usuario también puede borrar el grupo. Este usuario al ser miembro recibirá todos los correos que se envíen al grupo, por lo que también recibirán los correos que se envíen al grupo a no ser que cambien el tipo de suscripción que tienen a “No recibir correo electrónico”.

Rol de Administrador

El o los administradores son aquellos miembros que pueden hacer todo lo que hacen los propietarios, excepto:

  • Eliminar el grupo.
  • Asignar o quitar el rol de propietario.
  • Cambiar las configuraciones de la suscripción al grupo de un miembro con el rol de propietario.

Los propietarios de un grupo pueden hacer configuraciones para limitar lo que pueden hacer los administradores. Si bien un grupo puede ser miembro de otro grupo, un grupo no puede ser administrador de otro grupo.

Rol de Miembro

Los miembros del grupo son los usuarios finales y los permisos que propietarios o administradores les pueden dar son básicos y en función de la configuración del grupo. Dentro de las configuraciones que puede cambiar un miembro de un grupo está el tipo de suscripción que tiene.

Acceso a toda la organización

La organización son todas las cuentas de nuestro dominio (@ing.puc.cl).  Esto no es un rol, es un tipo de acceso. Tanto los propietarios, administradores y miembros están dentro del grupo, pero fuera de él se puede identificar la organización como un próximo nivel de acceso.

Acceso a cualquier usuario en la web

Este es un acceso y se refiere a todo el mundo en Internet, es decir es un acceso público.

Tipos de suscripciones

En un grupo por defecto cada correo electrónico que llegue al grupo llegará a cada miembro, pero existe una configuración para modificar la forma que lleguen estos correos. Dentro de la interfaz web que da Google Groups (https://groups.google.com/) aparecerá la lista de grupos a los cuales el usuario pertenece, es decir que es miembro. Al seleccionar un grupo en el panel izquierdo aparecerá la opción “Mis ajustes de pertenencia”, ahí podrá cambiar el tipo de suscripción al grupo, las opciones son:

  • Cada correo: Es decir que recibirá cada correo que llegue al grupo.
  • Resumen: Se envían en grupos de hasta 25 mensajes.
  • Compilación: Se envían en grupos de hasta 150 mensajes.
  • No recibir correo electrónico: como se indica, los correos enviados al grupo no se recibirán.

La consola de Google Groups es una lugar donde el usuario puede ver los grupos a los cuales está suscrito ya sea solo como miembro o como propietario o administrador.

Panel inicial de google groupsEn el panel izquierdo de esta consola se pueden apreciar cuatro secciones, las dos que veremos son: “Mis Grupos” y “Todos los Grupos”.

Mis Grupos

Al presionar esta sección en el panel derecho aparecerá un listado de todos los grupos en los cuales está suscrito. Por cada grupo se indicará el nombre del grupo, la fecha en la cual se unió o lo inscribieron al grupo y el tipo de suscripción. Al final habrá algunos íconos que le indicarán si es solo miembro o tiene rol de propietario o administrador.

Iconos de suscriptor

En el caso que sea solo miembro solo verá estos íconos. La primera figura es para abandonar el grupo y la segunda para adicionarlo a los grupos favoritos.

Iconos de adminjistrador

En el caso que tenga el rol de propietario o administrador aparecerán estos íconos. La primera figura es para ir a la configuración del grupo y la segunda es para adicionar usuarios al grupo.

 

Todos los Grupos

Al presionar esta sección aparecerán todos los grupos que han sido configurados para ser visibilizados en esta sección, es un directorio de grupos dentro de la organización.

Al presionar el ícono se abrirá la sección de configuración. Esta sección está dividida en varios bloques donde están todas las opciones de configuración que tiene el grupo.

Consola de Google Groups

Las opciones de “Habilitar funciones adicionales de Grupos de Google” y “Habilitar etiquetas compartidas para este grupo” son para grupos que usarán la interfaz web para ver y publicar mensajes, lo cual no es el enfoque de este tutorial, ya que solo veremos la interacción vía correo electrónico.

Nombre del grupo: Este es el nombre con el cual se verá en la sección “Todos los grupos”.

Correo electrónico del grupo: El grupo es creado con la dirección de correo electrónico que indica a la mesa de ayuda en la solicitud, pero se puede cambiar en esta sección, solo no podrá usar direcciones que ya estén en uso. Si bien se puede realizar este cambio se recomienda dejar la misma dirección de correo electrónico con la cual se creó el grupo.

Descripción del grupo: Esta es una descripción que aparecerá en la sección de información dentro de la consola de google groups.
Mensaje de bienvenida: Cuando se suscriben nuevos miembros se les puede enviar un mensaje de bienvenida, en el cual generalmente se le indican cuales son las normas del grupo.

Quién puede ver el grupo: Esto define a que usuarios aparecerá el grupo en el listado de “Todos los grupos”, que es el directorio de grupos de la organización. Los accesos son:

  • Miembros de grupo: El grupo aparecerá en el listado de los usuarios que sean miembros. 
  • Miembros de la organización: El grupo aparecerá en el listado de los usuarios de la organización y que estén dentro de la sesión de su cuenta.
  • Cualquier usuario en la web: Acceso público, el grupo podría aparecer en las búsquedas de cualquier usuario. Estas búsquedas se realizan desde la consola de Google Groups.

Quién puede unirse al grupo: Según la configuración del grupo los usuarios que no son miembros de él, ya sean de la organización o externos, pueden solicitar unirse al grupo, pero para esto el grupo debiera aparecer dentro del listado de “Todos los grupos”. Las opciones son:

  • Sólo usuarios invitados: Con esta opción el grupo no aparecerá en el listado de “Todos los Grupos”. Con esta opción se tiene la alternativa de invitar al usuario o añadirlo directamente. La invitación es un correo que llega al usuario en donde él debe aceptar o declinar la invitación, y “directamente” quiere decir que el usuario es adicionado como miembro sin previa aprobación de él. Bajo la funcionalidad de “aliases” que damos a los grupos, esta es la opción por defecto con la cual la mesa de ayuda crea los grupos, y se denomina “configuración  cerrada”.
  • Sólo usuarios de la organización: Con esta opción el grupo aparecerá en el listado de “Todos los grupos” de los usuarios de la organización, y podrán inscribirse directamente sin necesidad de ningún permiso previo.
  • Los usuarios de la organización pueden preguntar: Con esta opción el grupo aparecerá en el listado de “Todos los grupos” de los usuarios de la organización, y podrán consultar a propietarios y/o administradores si pueden unirse al grupo. Esto se realiza en la sección de información del grupo, en la opción de “Contactar con los propietarios y administradores”.

Permitir miembros externos: Esta opción se refiere a que si el grupo podrá tener miembros que no sean usuarios de la organización, es decir con correo diferente al de nuestra organización. Para esta opción hay dos alternativas: “Activado” y “Desactivado”. Un caso común, es si el grupo tendrá usuarios con correo “@uc.cl”, en este caso la alternativa para esta opción deberá ser “Activado”.

Quién puede ver las conversaciones: Esta opción es para grupos que tienen activada la opción de “Permitir la publicación en la Web” y de “Historial de conversaciones”, si estas dos opciones están activadas los mensajes enviados al grupo se podrán ver también por la consola de Google Groups, y los accesos serían:

  • Propietarios: Solo los propietarios podrán ver las conversaciones mediante la consola de Google Groups.
  • Administradores: Los propietarios y administradores podrán ver las conversaciones mediante la consola de Google Groups.
  • Miembros: Los propietarios, administradores y miembros podrán ver las conversaciones mediante la consola de Google Groups.
  • Toda la organización: Todos los usuarios de la organización podrán ver las conversaciones mediante la consola de Google Groups.
  • Cualquier usuario en la web: Acceso público,  cualquier usuario podrá ver las conversaciones mediante la consola de Google Groups.

Quién puede publicar: La acción de “publicar” tiene dos canales: correo electrónico y web. La publicación por correo electrónico es el envío de un correo a la dirección del grupo, y por web es a través de la consola de google groups, para ésto último debe estar activada la opción de “Permitir la publicación en la Web”. Los niveles de acceso son: 

  • Propietarios: Solo los propietarios podrán publicar en el grupo. Esta forma de configuración se denomina de una sola vía, y se usa para grupos donde solo se requiere enviar información y no que sus miembros interactúen. 
  • Administradores: Es el mismo caso que con el propietario, solo que en este caso los que pueden publicar son propietarios y administradores. 
  • Miembros: Propietarios, administradores y miembros podrán publicar en el grupo. Esta configuración se usa para grupos donde sus miembros interactúan, un correo enviado por un miembro puede tener respuesta de otro, y así se va realizando la interacción. En estos casos es bueno tener normas para que la interacción se de forma productiva, estás normas pueden ir en la descripción del grupo o en el correo de bienvenida que se envía a los usuarios cuando se incorporan al grupo.
  • Toda la organización: Todos los usuarios de la organización podrán publicar en el grupo. Con esta configuración tanto los miembros del grupo como los que no lo sean pero que sí sean de la organización podrán publicar.
  • Cualquier usuario en la web: Acceso público,  cualquier usuario que tenga la dirección del grupo podrá publicar. Esta configuraciṕon no es recomendable, ya que por ejemplo: un SPAM que llegue se repartirá a todos los miembros del grupo.
Quién puede ver miembros: En función de los mismos accesos anteriormente vistos, esto permitirá que se puedan listas en la consola de Google Group los miembros del grupo. En este caso nunca hay que dejar este acceso público.

Los nuevos miembros tienen que identificarse: Cuando el grupo se configura para que tenga interacción por web, es decir que tenga activada la opción “Permitir la publicación en la Web”, esta opción es relevante ya que define como los miembros del grupo aparecerán en la consola de google groups.

Quién puede contactar con los propietarios del grupo: Dentro de la sección de información del grupo, debajo del bloque “Propietarios” se puede presionar sobre “Contactar con los propietarios y administradores”, y se abrirá una ventana para poder escribir a los propietarios y administradores. Si no se es parte del grupo esta es la única opción para realizar este contacto, que según esté configurado el grupo puede servir para solicitar ingresar al grupo. Si se es miembro de un grupo y el grupo está configurado para poder ver quienes son los miembros, se puede identificar en ese listado quienes son los propietarios y administradores. Los accesos son los mismos que se han visto (Propietarios, administradores, Miembros, Toda la organización y cualquier usuario en la web).

Quién puede ver las direcciones de correo electrónico de los miembros: Esta opción permite lo que indica, en particular esta opción no tienen el acceso de “cualquier usuario en la web”.

 

Permitir la publicación por correo electrónico: Permite que los mensajes al grupo sean enviados mediante correo electrónico. Cuando la mesa de ayuda crea los grupos activa esta opción.

Permitir la publicación en la Web: Permite que se puedan realizar publicaciones a través de la web, específicamente desde la consola de Google Groups. Cuando la mesa de ayuda crea los grupos desactiva  esta opción.

Historial de conversaciones: Si la opción de “Permitir la publicación en la Web” está activada, esta opción hará que todas la conversaciones realizadas mediante correo electrónico o mediante web queden registradas como un historial, por lo que vía web sae podrá navegar dentro de las interacciones que se han realizado dentro del grupo. Dentro de la forma que se usa naturalmente Google Groups, esta debería ser la opción lógica de activar, pero bajo la forma de uso como “aliases” esta opción no es necesaria. Cuando la mesa de ayuda crea los grupos desactiva  esta opción.

Quién puede responder a los autores en privado: Esta opción es utilizada para publicaciones vía web, y habilita la opción de responder directamente a la persona que envió un mensaje al grupo en vez de responder a todo el grupo.

Quién puede adjuntar archivos: Como indica permite enviar mensajes con archivos adjuntos.

Quién puede moderar contenido: La moderación se refiere a que un mensaje enviado al grupo no es despachado inmediatamente a los miembros, primero requiere la aprobación del moderador, que es un rol que se define en esta opción. Para que un grupo sea moderado debe estar activada la opción “Moderación de mensajes”, de lo contrario esta opción no tendrá efecto.

Quién puede publicar como grupo: Esta opción es utilizada para publicaciones vía web, y habilita la opción de enviar mensaje con la dirección del grupo como remitente.

Remitente predeterminado: Esta opción es utilizada para publicaciones vía web, y permite definir si las publicaciones aparecerán con la dirección del autor o esa información se ocultará y se dejará como remitente la dirección del grupo.

Moderación de mensajes: La moderación se refiere a que un mensaje enviado al grupo no es despachado inmediatamente a los miembros, primero requiere la aprobación del moderador, rol que se define en la opción “Quién puede moderar contenido”. Las alternativas de esta opción son:

  • Sin moderación: Todos los mensajes pasarán directamente a los miembros del grupo.
  • Moderar mensajes de usuarios que no son miembros: Si la configuración del grupo permite que usuarios que no son miembros pueden publicar, estos mensajes serán moderados, es decir que se despacharán a los miembros cuando el moderador lo apruebe.
  • Moderar todos los mensajes: Independiente de la configuración del grupo todas las publicaciones serán moderadas.

Restricciones para miembros nuevos: Esta es una política por defecto para los miembros que sean adicionados, y la política puede ser que no se permite el publicar, que se permite publicar o que sus publicaciones serán moderadas. Esta configuración se puede cambiar después desde la consola de Google Groups.

Gestión de mensajes de spam: Esta opción permite determinar que se hará con los correos que sean catalogados como SPAM, esto es útil cuando el grupo es abierto o público.

Notificación de mensaje rechazado: Si un usuario no está autorizado para publicar en el grupo y envía mensaje, esta opción permite informar o no que su correo fue rechazado.

 

Subtítulo: El texto que se ingrese acá será añadido al inicio del asunto de cada mensaje, esto sirve para poder identificar los mensajes del grupo mirando el asunto y también sirve para poder crear filtros y así, por ejemplo, enviar los mensajes del grupo a una carpeta para leer más tarde.

Pie de página del correo electrónico: Esta opción añadirá un texto al final de cada mensaje y tiene dos alternativas, un texto por defecto que usa Google Groups o uno personalizado.

Idioma de los correos del grupo: Los mensajes automáticos que envía Google Groups serán enviados en este idioma.

Respuestas automáticas: Permite enviar un mensaje automático para cada publicación en función si el usuario es del grupo o no, o si es de la organización o no.

Publicar respuestas a: Permite definir por defecto a quien ira la respuesta a una publicación, o si esto se dejará a criterio del usuario que esté respondiendo. Lo más usado es que las respuestas se dirijan por defecto al grupo para que se de la interacción o se comparta la información.

Modo conversación: Esta opción es utilizada para publicaciones vía web, y habilita la agrupación de mensajes por asunto.

 

Quién puede gestionar miembros: Define quién puede adicionar o quitar miembros del grupo, por defecto es el propietario y el administrador, pero con esta opción se le podría quitar esta facultad al rol de administrador.

Quién puede modificar roles personalizados: Hay tres roles por defecto pero se podrían crear más, esta opción indica quien puede gestionar esos nuevos roles.

Roles personalizados: En esta opción se puede ir a la interfaz para crear nuevos roles.

 

En esta sección solo hay una acción y es la de eliminar el grupo, si se elimina esta acción es definitiva, no se puede recuperar nada del grupo después.